——學(xué)籍與學(xué)位管理部剪影

用責(zé)任擦亮“窗口”，使管理更有力度

學(xué)籍與學(xué)位管理部是直接服務(wù)于學(xué)生和站點(diǎn)的“窗口”部門，也是一體化育人體系中的重要一環(huán)。幾年來(lái)，學(xué)籍與學(xué)位管理部的7名同志，在管理育人中發(fā)揮著重要的作用。

或許在個(gè)別人的印象中，他們的工作不是那么眩目，但他們每年承擔(dān)的工作量是巨大的。據(jù)了解，每畢業(yè)一個(gè)學(xué)生，需要經(jīng)過(guò)28個(gè)工作程序，蓋16個(gè)印章。每授予一個(gè)學(xué)位證書需要18個(gè)工作程序，蓋6個(gè)印章，每年畢業(yè)生總數(shù)近2萬(wàn)人，授予學(xué)位近千人。這些數(shù)字的背后，是他們每天忙忙碌碌的身影，是他們揮灑的工作激情，是他們流下的辛勤的汗水！

分管院領(lǐng)導(dǎo)向英副院長(zhǎng)多次為學(xué)籍與學(xué)位管理部7名同志的工作點(diǎn)贊。她甚至自掏腰包買來(lái)西瓜，送給冒著酷暑加班的同志們解渴。

他們的工作枯燥繁瑣，既需要細(xì)致和耐心，更需要熟練掌握國(guó)家政策，保留決策證據(jù)。他們每項(xiàng)工作都必須做到零差錯(cuò)。“因?yàn)殄e(cuò)一個(gè)對(duì)我們而言，差錯(cuò)率可能是萬(wàn)分之幾，但對(duì)學(xué)生而言就是百分之百。”部門主任蘇漢元說(shuō)。

用真情做好每一項(xiàng)工作，使管理更有溫度

“管理無(wú)小事，件件皆育人”。這是學(xué)籍與學(xué)位管理部7名同志始終秉持的一個(gè)理念。

今年就要退休的田植老師負(fù)責(zé)學(xué)位工作。她一人從頭管到尾，工作環(huán)節(jié)繁瑣細(xì)致。一年兩次學(xué)位申報(bào)審批、學(xué)位外語(yǔ)考試，閱卷，資格審查需要逐一校對(duì)，要聘請(qǐng)教師，發(fā)放酬金，要對(duì)接協(xié)調(diào)省、市兩級(jí)考試院和學(xué)校教務(wù)處的相關(guān)工作人員，要安裝調(diào)試報(bào)名報(bào)考儀器設(shè)備……現(xiàn)場(chǎng)報(bào)名時(shí)，中午加班是家常便飯。但她從未抱怨過(guò)，臉上總是掛著一絲淺淺的笑容。

受疫情影響，今年上半年，學(xué)位外語(yǔ)報(bào)考工作三次推遲，三次更改網(wǎng)上報(bào)名通知。上半年學(xué)位申報(bào)審核，需要提交實(shí)物資料，她多次到門口接學(xué)生。宋秀麗和甘吉玉兩位老師更是輪流在校大門口值班一周，把學(xué)生接進(jìn)來(lái)。

上半年學(xué)位外語(yǔ)考試報(bào)名1938人，符合申報(bào)條件的學(xué)生449全部及時(shí)提交資料，沒(méi)有落下一個(gè)人，最后審批通過(guò)率100％，學(xué)位委員會(huì)審查時(shí)全票一致通過(guò)。

負(fù)責(zé)畢業(yè)證書和檔案發(fā)放管理的張蕙老師，盡管明年就要退休了，但她始終把一名共產(chǎn)黨員的責(zé)任扛在肩上。因?yàn)榘l(fā)證是最后一道關(guān)卡，要做的事很多，首先要逐個(gè)進(jìn)行費(fèi)用清算，和財(cái)務(wù)溝通，能發(fā)不能發(fā)的要逐一清點(diǎn)。自考學(xué)生畢業(yè)證，從考試院蓋完章過(guò)來(lái)不是按站點(diǎn)排列的，需要重新清點(diǎn)驗(yàn)收，按站點(diǎn)分揀，重新編制發(fā)放花名冊(cè)，她和部門同事們?nèi)恳黄鹆魉鳂I(yè)，都要耗時(shí)費(fèi)力一星期以上。她還要核實(shí)領(lǐng)取人身份，記錄身份證號(hào)，要簽字留底，最后報(bào)祝艷芳老師上網(wǎng)。她還要負(fù)責(zé)補(bǔ)辦畢業(yè)證明書和檔案以及其他學(xué)籍學(xué)歷證明等額外工作。由于成教畢業(yè)證書貼照片、畢業(yè)生檔案制作和密封工作時(shí)間緊，她也要經(jīng)常一起加班協(xié)助。

負(fù)責(zé)檔案管理的甘吉玉老師，打印檔案袋封面信息時(shí)，只能用針式打印機(jī)，手動(dòng)一個(gè)一個(gè)地進(jìn)行，守著打，袋子厚薄不一樣，紙張質(zhì)量不一樣，摩擦力不一樣，容易歪，嚴(yán)重的時(shí)候會(huì)卡紙，打壞了要重來(lái)，打印畢業(yè)證書也一樣。

用細(xì)心抓好每一個(gè)環(huán)節(jié)，使管理更加規(guī)范

隨著國(guó)家對(duì)學(xué)籍檔案的管理越來(lái)越規(guī)范，要求也越來(lái)越高。各種數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性是做好學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)，強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全意識(shí)是開展學(xué)籍工作的首要條件，為此，學(xué)籍學(xué)位管理部制定了“錄入數(shù)據(jù)有依據(jù)，修改數(shù)據(jù)有授權(quán)，違規(guī)修改可追查”的數(shù)據(jù)管理流程和責(zé)任安全體系。

祝艷芳老師負(fù)責(zé)學(xué)信網(wǎng)信息管理和學(xué)籍異動(dòng)，她是一名黨員，還長(zhǎng)期兼任支委工作。她把發(fā)揮共產(chǎn)黨員的先鋒模范作用與本職工作很好地結(jié)合起來(lái)。她每年要負(fù)責(zé)新生網(wǎng)上注冊(cè)、畢業(yè)生數(shù)據(jù)預(yù)審、打印畢業(yè)證書、畢業(yè)生學(xué)歷網(wǎng)上注冊(cè)等主要工作，還要辦理成教學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)、休學(xué)、保留學(xué)籍、取消學(xué)籍、自動(dòng)放棄學(xué)籍、前置學(xué)歷審查以及歷史遺留的學(xué)籍信息勘誤等工作。

這些工作流程復(fù)雜，工作繁瑣，每修改一個(gè)信息需要向部門或分管領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)送需要驗(yàn)證碼驗(yàn)證才能完成，快則當(dāng)天完成，慢則需要幾星期幾個(gè)月，結(jié)果出來(lái)后又要逐個(gè)與學(xué)生不厭其煩地電話溝通，耐心做好學(xué)生思想工作，指導(dǎo)他們?nèi)バn案館查找歷史資料。

她不僅要教會(huì)學(xué)生寫信息勘誤申請(qǐng)，提交各種證據(jù)支撐材料（有的多達(dá)11種）。為避免出差錯(cuò)，她專門備了個(gè)本子，隨時(shí)記錄這些信息及反饋情況。

負(fù)責(zé)學(xué)籍異動(dòng)辦理和人數(shù)統(tǒng)計(jì)的宋秀麗老師，也有個(gè)這樣的小本子。她每年要辦理自考、成教新生注冊(cè)，編班編學(xué)號(hào)，最后編制新生花名冊(cè)存檔，期間要多次與站點(diǎn)反復(fù)溝通，還要統(tǒng)計(jì)上報(bào)各種數(shù)據(jù)，協(xié)助財(cái)務(wù)完成學(xué)費(fèi)清算負(fù)責(zé)學(xué)籍異動(dòng)和人數(shù)統(tǒng)計(jì)工作。

張喜玲老師負(fù)責(zé)學(xué)生成績(jī)管理。學(xué)生成績(jī)單是學(xué)生檔案最重要的材料之一，也是必須永久保存的檔案材料，不允許有半點(diǎn)差錯(cuò)。成績(jī)導(dǎo)入看似簡(jiǎn)單，但還要及時(shí)校對(duì)，做到零差錯(cuò)，具體操作時(shí)還要協(xié)助業(yè)務(wù)部門催促站點(diǎn)及時(shí)提交成績(jī)，還要防止站點(diǎn)報(bào)虛假成績(jī)，所有成績(jī)報(bào)齊后，還要按站點(diǎn)按專業(yè)編制并打印成績(jī)冊(cè)存檔。今年學(xué)校檔案館提出了新要求，成績(jī)冊(cè)要編制電子目錄，又增加了很大工作量，但張喜玲老師任勞任怨地完成了任務(wù)，她提交的成績(jī)檔案材料被校檔案館作為教學(xué)院系的模板推廣。

近年來(lái)，學(xué)籍與學(xué)位管理部圍繞“規(guī)范、高效”兩個(gè)關(guān)鍵詞做文章，以“制度完善、流程合理、程序正確、理由充分、依據(jù)明確、定性準(zhǔn)確，結(jié)果適當(dāng)”為目標(biāo)，在院黨政正確領(lǐng)導(dǎo)和部門同志們的共同努力下，學(xué)籍管理工作水平得到提升，真正做到了公平公正公開。

學(xué)籍與學(xué)位管理部的7名同志，用實(shí)干踐行著繼教人的初心和使命。