為規范學院學術會議參會報銷制度，特制定本辦法。
1.教師參加國際國內學術會議，使用學院經費資助的，差旅費報銷適用本辦法。
參加在國外（包括境外）召開的學術會議，差旅費按學校有關出國事務管理規定執行。
參加在國內召開的全國性學術會議、專題學術研討會、國際學術研討會，參會人員的差旅費報銷按本辦法執行。
參加湖南省、長沙市的各種學術研討會，原則上不報銷費用。
2.學術會議的報銷范圍包括往返交通費、住宿費、會務費，其中交通費和住宿費標準，按學校有關財務制度的規定執行。
3.會議地點以會議通知上標明的地點為準，交通費包括從長沙到會議地的往返費用。未從長沙直接到會議地的，交通費只報銷會議地到長沙的單程交通費；未從會議地直接回長沙的，交通費只報銷從長沙到會議地的單程交通費。
4.會議住宿費僅限會議地的住宿費，非必要的長沙到會議地中間地點的住宿費不在報銷的范圍。
5.會務費可在差旅費中報銷，但報銷的額度以每人每會不超過2000元計，超出部分由參會人員自行承擔。
6.教師參加學術會議必須在會前將會議通知交主管領導審查同意，未經同意，會議的所有費用均不予報銷。
7.鼓勵參加會議的教師積極撰寫學術論文，參加會議討論。全國二級學科研究會理事以上的教師參加學術會議的，不作撰寫學術論文的要求，但在報銷時須有證明參加會議的文字材料；非理事參加二級學科年會的，必須撰寫學術論文后才能參加會議，沒有學術論文而參加會議的，不予報銷差旅費。參加各種專題研討會，參會教師原則上要求提交論文，不提交論文參會的，須有主持人或發言人的參會記載，否則差旅費不予報銷。
8.學術會議結束后，參會教師須將會議資料交由科研辦存檔，由科研辦簽字確認后的“學術會議存檔單”作為差旅費報銷的前提。
9.差旅費報銷手續應在會議結束后兩周內辦理（寒暑假在開學后的第一天計算），持經學院領導同意的會議通知、學術會議存檔單、填寫好的報銷單及有效票據，由主管領導審查同意后，交學院負責人簽字報銷。
10.本辦法由學院科研與研究生辦負責解釋，自公布之日起施行。
長沙理工大學文學與新聞傳播學院
2021年7月
