關(guān)于做好2019年度文件材料歸檔工作的通知

校屬各單位：

根據(jù)《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《長(zhǎng)沙理工大學(xué)檔案管理辦法》等文件要求，為確保2019年度歸檔工作及時(shí)有效開展，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、材料范圍

1、2019年度（1月1日--12月31日）應(yīng)歸檔的文件材料（如紙質(zhì)文字圖表、照片、音視頻和實(shí)物等材料）以及跨年度完成的反映2019年工作的材料，按照《長(zhǎng)沙理工大學(xué)檔案歸檔范圍及保管期限》執(zhí)行。

2、2019年以前應(yīng)向檔案館移交而未移交的檔案材料。

二、歸檔要求：

1、各單位分管領(lǐng)導(dǎo)要重視各門類檔案材料的收集歸檔，監(jiān)督兼職檔案員做好本單位檔案歸檔工作，確保各門類檔案材料規(guī)范、完整、齊全。任何單位或個(gè)人不得將應(yīng)歸檔材料據(jù)為己有。

 2、歸檔文件材料應(yīng)是原件，材料務(wù)必內(nèi)容真實(shí)完整、用紙規(guī)范、手續(xù)齊備（需蓋章的應(yīng)蓋章，需簽字的應(yīng)簽字），部門兼職檔案員要逐卷逐件檢查，按歸檔要求進(jìn)行整理。

  3、因?qū)W校2019年機(jī)構(gòu)調(diào)整，新設(shè)立或調(diào)整的單位要負(fù)責(zé)歸檔原部門或指定承擔(dān)收集的檔案。

 4、各單位在向檔案館移交檔案時(shí)，需打印移交目錄一式兩份（要求在檔案館綜合平臺(tái)中著錄并打印電子目錄），并標(biāo)明移交日期、移交人，加蓋單位公章及領(lǐng)導(dǎo)簽名。一份檔案盒內(nèi)保存，一份作為檔案館歸檔文件目錄匯總。同時(shí)網(wǎng)上提交相應(yīng)電子文檔（主要是黨政辦的OA文檔），電子文檔須注明與紙質(zhì)文件相符的標(biāo)題及時(shí)間。各“件”上的檔章號(hào)由檔案館檢查后再組織蓋制。

  5、聲像（視頻、照片）、實(shí)物等歸檔材料須標(biāo)明題名、時(shí)間、地點(diǎn)、人物等要素。

6、學(xué)校檔案管理系統(tǒng)已啟用，學(xué)校所有綜合檔案歸檔材料均需進(jìn)入平臺(tái)著錄，提交歸檔目錄，然后按要求整理紙檔并移交檔案館，請(qǐng)各部門按檔案館專題培訓(xùn)要求辦理。

7、歸檔時(shí)間：

2020年6月30日前。

三、歸檔指導(dǎo)及聯(lián)系

檔案館將于下周開展線上培訓(xùn)，培訓(xùn)通知附后。請(qǐng)各單位積極配合組織人員參加培訓(xùn)，并派人到金盆嶺校區(qū)辦公大樓7樓領(lǐng)取培訓(xùn)資料。辦公地址：金盆嶺辦公大樓7樓711室 ；聯(lián)系人：周老師 彭老師 何老師 電話：85213087 85213129 綜合檔案工作群：71327178

附件1：關(guān)于舉辦2020年綜合檔案兼職檔案員培訓(xùn)班的通知

附件2：長(zhǎng)沙理工大學(xué)綜合檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)操作手冊(cè)

                                     檔案館

                                2020年3月10日