1.學生到學校就業處就業中心開出《就業報到通知書》；

2.學生帶《就業報到通知書》藍聯到檔案接收單位開出《調檔函》；

3.學生登錄學校檔案館網頁，下載《出檔信息表》填寫并簽名確認；

4.學生將《調檔函》和填好的《出檔信息表》交學院畢業生老師；

5.學院匯總畢業生《出檔信息表》報學生檔案室；

6.學生檔案室匯總全校出檔信息表報EMS快遞公司；

7.學生檔案室將辦理好全校同學檔案的快遞單號做成數據表，上傳到“長沙理工大學學生檔案查詢系統”，校內可登錄“招生就業處-就業服務-檔案查詢”訪問，校外直接輸入網址：http:// 222.240.152.232訪問，學生再根據快遞單號，登錄EMS官網查詢檔案動向。